Trenutne razmere so precej ljudi čez noč postavile v nezavidljivo situacijo, ki je bila prej za večino skorajda sanjski scenarij – delo od doma.
Vsi podjetniki in zaposleni, ki želijo delovati čim bolj nemoteno, morajo naenkrat svoje sestanke s sodelavci, poslovnimi partnerji in strankami opravljati preko sodobne tehnologije, pri čemer močno prednjačijo video konference.
Čeprav se morda na prvi pogled zdi, da so konferenčni klici enostavnejši kot sestanki v živo – nenazadnje lahko sestankujemo v udobju našega doma, lahko si pripravimo vse potrebne materiale … – v resnici temu še zdaleč ni tako.
Če namreč konferenčnih klicev ne izvajamo pravilno, lahko povzročijo precej slabe volje, neprijetnih situacij, nesporazumov in celo izgubljenega posla. Tehnične nepravilnosti, slaba priprava na sestanek, neustrezna izbira prostora, oblačil in opreme, da o nepredvidenih stvareh, ki se lahko zgodijo med sestankom, sploh ne izgubljamo besed, lahko povzročijo, da je naš konferenčni klic prej polomija kot pa uspeh. Ne verjamete? Preverite v videu.
V času, ko so konferenčni klici za skorajda vse podjetnike edina možna oblika sestankovanja, sem za vas pripravila nekaj smernic, ki bodo izboljšale kakovost in učinkovitost vaših sestankov na daljavo.
Priprava na sestanek
Vsak sestanek se začne s kakovostnim povabilom za udeležence. Predlagam, da udeležence vedno obvestite o sestanku dovolj zgodaj, kar pomeni vsaj en delovni dan vnaprej.
Udeležencem pošljite dnevni red sestanka. Udeležene povprašajte, če se z dnevnim redom strinjajo in, če bi dodali še kakšno točko dnevnega reda. To naj storijo pred sestankom.
Jasno navedite, ali se na sestanku uporablja kamera ali ne. Predlagam, da jo uporabljajo vsi oziroma je ne uporabi nihče, le izjemoma dopuščam, da je eden ali par udeležencev nima zaradi tehničnih omejitev. Dokazano je, da je psihična povezanost med ljudmi večja, če jih tudi vidimo in ne le slišimo.
V svojem domu poiščite kar se da miren prostor, kjer boste klic opravili. To naj bo npr. soba, ki je dobro izolirana in se v njej ne slišijo šumi ter glasovi iz drugih prostorov. Pred klicem zaprite tudi vsa okna v sobi, saj boste tako odstranili tudi zvoke, ki prihajajo od zunaj.
In preden začnete, še ključni poudarek – dogovorite se za varstvo otrok (ali hišnih ljubljenčkov), ki bi utegnili zmotiti vaš sestanek. Izkušnje kažejo, da se nastavitve računalniških igric spremenijo točno takrat, ko smo na ključni točki sestanka. ?
Tehnični pregled
Preden dejansko začnete s klicem, predlagam, da odpravite vse morebitne tehnične izzive:
- preverite internetno povezavo,
- preverite delovanje slušalk in mikrofona,
- preverite jakost zvoka,
- preverite delovanje kamere ter
- spoznajte program, ki ga uporabljate.
Predlagam, da med sestankom uporabite slušalke. Tako vas bodo ostali udeleženci bolje slišali, prav tako pa boste tudi vi bolje slišali druge. Uporaba slušalk med klicem po raziskavah vpliva na večjo osredotočenost na klic, slušalke pa tudi nekoliko omilijo šume in glasove iz ozadja.
Med klicem
Bodite točni. Če konferenčni klic gostite vi, bodite prisotni na liniji vsaj 5 minut prej. Ko so prisotni vsi udeleženci, nemudoma prekinite klepet, pozdravite vse udeležence in zelo na kratko predstavite vsebino sestanka in predvideno trajanje.
Če je potrebno, lahko najprej na kratko predstavite sebe in ostale prisotne, pri tem pa se izogibajte pretirano osebnim informacijam, dolgovezenju ali komentarjem na sliko, ki jo vidite (na primer: ‘Matjaža redko vidimo v trenirki, kot na primer danes …’).
Poskrbite, da bo sestanek dinamičen – k pogovoru povabite prav vse udeležence. Udeležence sprašujte in jih spodbujajte, naj se s svojim mnenjem odzovejo na vsebino. Da bo šlo lažje, postavljajte direktna vprašanja točno določenim osebam, ki jih nagovorite z imeni, da je jasno, na koga se vprašanje nanaša. Ne dopuščajte dolgih monologov posameznih udeležencev. Tako boste preprečili, da bi se udeleženci začeli dolgočasiti ali, da bi odtavali. Sestanki, kjer govori samo eden, ostali pa le poslušajo, niso učinkoviti.
Kadar ne govorite, ugasnite zvok. Tudi najmanjši zvok, npr. lajež sosedovega psa, je lahko za ostale udeležence zelo moteč in odvrača pozornost od trenutnega govorca.
Tako, zdaj ste vsekakor pripravljeni na vaš naslednji video sestanek. Uspešno sestankujte, če potrebujete še kak nasvet, pa pokličite Besedo – preko video konference, seveda ?
Ostanite zdravi in se slišimo,
V.
